La elección de un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) es un paso clave para profesionalizar la operación logística, mejorar la visibilidad, optimizar costos y tomar mejores decisiones. Sin embargo, no todos los TMS están pensados para el mismo tipo de empresa, volumen operativo o nivel de complejidad.

Antes de contratar un TMS, el sistema debería cumplir, como mínimo, con un conjunto de funcionalidades necesarias que garanticen el control y la eficiencia del transporte.

Características clave que debe tener un TMS

1. Trazabilidad y visibilidad en tiempo real

• Visualizar la ubicación de cada envío durante todo el recorrido
• Conocer el estado del viaje y de cada parada en tiempo real
• Identificar entregas demoradas, en riesgo o con desvíos respecto a lo planificado

2. Planificación y optimización de rutas

• Optimizar la planificación de rutas en función de los envíos y sus cargas
• Reducir kilómetros, tiempos de tránsito y costos operativos
• Considerar paradas, ventanas horarias, restricciones y prioridades de entrega

3. Gestión y control de costos de transporte

• Calcular costos por viaje, ruta o transportista
• Administrar tarifas, recargos y condiciones comerciales
• Comparar costos y desempeño entre distintos transportista

4. Análisis e informes (KPIs)

• Medir KPIs de nivel de servicio, puntualidad y costos
• Analizar la performance del transporte para detectar oportunidades de mejora
• Generar reportes operativos para los monitoristas y gerentes

Los 5 TMS más elegidos y sus características:

1. SGL-TMS, de Sistema de Gestión Logística

Es una solución de gestión de transporte integral, diseñada para cubrir de forma completa los procesos de planificación, ejecución, control y análisis del transporte. Se destaca por su amplio abanico funcional, así como por su capacidad de personalizar módulos específicos según las necesidades de los clientes.
Cuenta con trayectoria y reconocimiento en el mercado latinoamericano, brindando además una suite de soluciones para la cadena de suministro, que permiten la trazabilidad de toda la operación logística (WMS, Ruteo, TYT, DMS, YMS, DRP, GPS).

Funcionalidades destacadas:

• Seguimiento y trazabilidad de envíos
• Optimización de rutas basada en costos y en emisiones de CO2
• Actualización de rutas planificadas o en curso
• Tablero comando personalizable con métricas y KPI’s
• Gestión de documentación de transportistas
• Suscripciones a reportes operativos con métricas e indicadores

Ventajas

Es una solución completa que cubre todos los procesos del transporte, permitiendo integrarse de forma nativa con su suite de softwares para la cadena de abastecimiento, brindando visibilidad total de la operación. Su capacidad de optimización de costos contribuye directamente a la rentabilidad del negocio, así como ofrece una optimización basada en la reducción de emisiones de CO2. No solo ofrece la personalización de funcionalidades según los requerimientos del cliente, sino que también garantiza un servicio de soporte personal con atención inmediata, proporcionando una respuesta ágil ante cualquier incidencia.

Desventajas

Por su nivel de robustez y gran alcance funcional, puede no ser la opción más adecuada para empresas con operaciones pequeñas o de baja complejidad.

2. Unigis TMS, de Unigis

Este TMS está orientado a la optimización de la distribución y la última milla. La solución se destaca por facilitar la planificación de rutas, la gestión del transporte y la visibilidad del proceso de entrega, con énfasis en la colaboración entre proveedores y clientes.

Funcionalidades destacadas:

• Trazabilidad en tiempo real
• Portales colaborativos B2B/B2C para seguimiento de envíos
• Gestión de la logística inversa (incidencias y devoluciones)
• Reportes operativos de performance

Ventajas

Ofrece visibilidad completa de la operación, con la posibilidad de compartir esa información con los proveedores y clientes. Esto resulta útil para empresas que buscan enfocarse en el seguimiento del envío y así mejorar la experiencia.

Desventajas

Es un sistema con una alta complejidad de implementación, lo que requiere varios procesos de consultoría y configuraciones de parámetros para comenzar a usarlo. A su vez, su uso operativo requiere de una capacitación intensiva al personal de la empresa sobre sus funcionalidades. Por último, es un sistema enteramente SaaS lo que puede representar un problema para empresas con protocolos de seguridad estrictos, al utilizar un servidor compartido y remoto.

3. TEP, de Netlogistik

Es un sistema que permite coordinar y monitorear la operación, desde la planificación hasta la ejecución de los viajes. Garantiza un flujo de información confiable, y facilita el control de las entregas, fortaleciendo la coordinación con proveedores, transportistas y clientes.

Funcionalidades destacadas:

• Planificación del transporte por reglas de negocio
• Cálculo de costos en base a variables
• Tableros de control que miden KPIs
• Gestión de documentos asociados al transporte

Ventajas

Permite tener el control total de la operación de transporte gracias a sus tableros con visibilidad de todo el proceso. Es ideal para pequeñas y medianas empresas gracias a su facilidad de uso, simplicidad funcional y rápida implementación.

Desventajas

Es un sistema que cumple las funciones base, pero no cuenta con módulos especializados para funcionalidades avanzadas, ni agentes de IA para automatizar procesos. Su motor de optimización nativo es limitado, por lo que es necesario integrar Roadnet como solución externa para alcanzar una buena eficiencia en ruteo, lo que incrementa la inversión inicial. La plataforma no se integra de manera fluida con sistemas fuera de su suite nativa, y su arquitectura es únicamente SaaS, por lo que podría presentar problemas con la seguridad de la información.

4. Driv.in, de Driv.in

Es una solución de gestión de transporte modular para todo tipo de operaciones, enfocado en la última milla. Permite planificar, monitorear y visualizar el estado del envío, garantizando la eficiencia en las entregas.

Funcionalidades destacadas:

• Planificación automática de rutas según parámetros
• Monitoreo de envíos en tiempo real
• Gestión de documentos asociados al transporte
• Reportes de entrega con métricas de cumplimiento

Ventajas

Cuenta con un plan Smart, para pequeñas empresas, con funcionalidades esenciales y una implementación ágil, que permite empezar a operar en el mismo día. A su vez, al tratarse de un sistema modular y bajo suscripción, garantiza la escalabilidad de las operaciones mediante un esquema de pago por uso. Por último, cuenta con APIs abiertas que facilitan la integración con distintos ERPs y aseguran un intercambio de datos fluido.

Desventajas

A diferencia de los otros sistemas, éste no cuenta con un ecosistema de softwares logísticos propio, ya que está orientado exclusivamente a la gestión del transporte. Por este motivo, debe combinarse con otros sistemas para cubrir procesos previos y posteriores al transporte. A su vez, al tener un fuerte foco en la última milla, no resulta adecuado para cubrir operaciones de larga distancia, ni transfronterizas, resultando poco práctico para empresas globales o de gran escala. Por último, al ser un sistema únicamente SaaS podría presentar problemas para empresas con protocolos de seguridad estrictos.

5. SAP TM, de SAP

Es un TMS de nivel corporativo, preparado para planificar, ejecutar y controlar múltiples transportes de forma integral y a gran escala, soportando grandes volúmenes y operaciones complejas. Su suite de softwares para la cadena de abastecimiento permite la integración de forma nativa con todo su universo de sistemas, así como sus módulos con funcionalidades anexas y add-ons.

Funcionalidades destacadas:

• Planificación estratégica y operativa del transporte
• Optimización de rutas con foco en reducción de emisiones de CO2
• Gestión integral de costos
• Trazabilidad end-to-end dentro del ecosistema SAP

Ventajas

Ofrece una alta capacidad de procesamiento de datos, con fuerte enfoque en la automatización. Además, es una opción ideal para compañías que ya trabajan con el ecosistema SAP, gracias a su integración nativa con toda la suite de softwares y su red de partners.

Desventajas

Al momento de contratar, el costo inicial puede ser significativo, ya que incluye las licencias, así como un equipo especializado para su implementación y puesta en marcha. Es por esta razón que su target ideal son empresas grandes con operaciones complejas que puedan sobrellevar ese gasto inicial. Así mismo, no cuenta con una app para transportistas propia, por lo que se apoya en sus add-ons o partners para la Digitalización de Pruebas de Entrega, conllevando costos adicionales.

Características clave para un TMS

Mayor visibilidad y control del transporte

Un TMS adecuado permite contar con trazabilidad completa de los envíos, desde la planificación hasta la entrega final. La información en tiempo real facilita el seguimiento de cada viaje, ayuda a detectar desvíos o retrasos de forma anticipada y permite tomar acciones antes de que impacten en el servicio.

Reducción de costos operativos

Al optimizar rutas, consolidar cargas y gestionar tarifas de transporte, el TMS contribuye a reducir kilómetros, tiempos y gastos. Además, el control detallado de costos permite identificar oportunidades de ahorro, mejorando la rentabilidad de la operación.

Mejora del nivel de servicio al cliente

Un TMS mejora el cumplimiento de las entregas mediante una mejor planificación y seguimiento. La comunicación ante incidencias y la disponibilidad de información clara sobre el estado de los pedidos fortalecen la experiencia del cliente y la eficiencia del servicio.

Toma de decisiones basada en datos

Gracias a reportes, KPIs y dashboards, el TMS transforma la información operativa en datos accionables. Esto permite analizar el desempeño del transporte, medir niveles de servicio y tomar decisiones sustentadas en datos para la mejora continua.

Escalabilidad y eficiencia operativa

Un TMS adecuado acompaña el crecimiento del negocio al automatizar procesos y estandarizar la operación, evitando la dependencia de tareas manuales. Esto permite aumentar el volumen y la complejidad del transporte sin perder control ni eficiencia.

Comparativa de softwares

Conclusión

Un TMS es mucho más que una herramienta para gestionar viajes: es una plataforma que permite conectar datos, procesos y decisiones. Comparar las funcionalidades y el enfoque de cada solución es clave para invertir en una plataforma que acompañe el crecimiento y la evolución de tu logística.

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