Una de las más funciones más interesantes que podemos obtener utilizando algoritmos de Inteligencia Artificial y OCR (Optical Character Recognition) es el reconocimiento de información dentro de documentos digitalizados, permitiendo que esta información extraída pueda reconocerse y clasificarse de manera automatizada por los sistemas informáticos.
Cómo funciona el reconocimiento de documentos
Los procesos logísticos y administrativos manejan una gran cantidad de documentos que dan soporte a los procesos de recepción, distribución, facturación y cobranza, entre otros, circulando a su vez entre diferentes empresas.
Los métodos de trabajo convencionales dedican mucho tiempo en procesar esos documentos, ingresar su información a los sistemas y gestionar un adecuado almacenamiento para futuras consultas.
Los algoritmos de IA aprenden a reconocer un documento para poder extraer su información y clasificarla, permitiendo integrarla automáticamente a los sistemas administrativos.
Es así que los sistemas DMS (Document Management System) vienen a simplificar estas tareas, incorporando algoritmos de IA y OCR dentro del proceso de gestión de documentos. Así mismo, el uso de sistemas DMS no requiere de una infraestructura compleja, ya que suelen ofrecer soluciones SaaS, fácilmente accesibles por toda la empresa.
Principales opciones de configuración
- Clasificación de documentos: El sistema reconocerá si es una Factura, Remito, N/C, o N/D, etc.
- Seccionamiento del documento: Permite definir dentro de qué áreas es necesario buscar.
- Tipo de información a extraer: Se define si se buscan números, palabras clave, textos, imágenes, etc.
- Guardado de la información extraída: Dónde será almacenado cada tipo de información para usarse luego.
Principales de implementar un sistema DMS
- Mayor productividad en la gestión administrativa.
- Visibilidad en el proceso administrativo de cada documento.
- Acceso rápido a la información para toda la organización.
- Intercambio automático de información entre los diferentes sistemas.
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